Co daje organizacja wydarzeń biznesowych? 2/3

Poprzednio pisałem o perspektywie uczestnika na wydarzeniach biznesowych, przyszedł czas na punkt widzenia osoby odpowiedzialnej za koordynację takich projektów. W ostatnich latach widzę wzrost popularności meetupów i konferencji branżowych. Otwarte pytanie: Co jeśli ich duża ilość, związana jest nie tylko z potencjałem promocyjnymi (który jest zależny od budżetu, strategii i atmosfery wydarzenia), ale również jest związana z fajnymi możliwościami dla organizatorów? W tym tygodniu kilka moich obserwacji z tej perspektywy, które może będą też dla Ciebie pomocne w odpowiedzi na pytanie:

Jak zorganizować dobre wydarzenie biznesowe?

Czym w ogóle jest dobre wydarzenie? jak zmierzyć sukces eventu, bo chyba nie powiesz mi, że przede wszystkim ankietami uczestników? Tematyczne spotkania branżowe stały się bardzo popularne w ostatnich latach. Na pewno jednym z czynników, który to spowodował jest fakt, że ludzie (a przynajmniej ich większość) to zwierzęta stadne i lubimy poznawać nowe osoby. Drugim powodem są możliwości marketingowe, które można osiągnąć przy promocji i podczas takiego wydarzenia. Tutaj oczywiście są one mocno połączone z sukcesem samego eventu, ale jeśli taki dowieziemy to możemy zbudować świetne relacje z uczestnikami, prelegentami, partnerami, sponsorami – ze wszystkimi interesariuszami. Czyli trzeci czynnik – tworzenie społeczności, która będzie dużą przewagą biznesową w budowaniu rozpoznawalnej marki.

Sukces eventu to dla mnie realizacja celów, które powinny być określone na samym początku. Bez względu czy ma to być duży summit (podobno najbardziej #fancy nazwa dla dużej konferencji) czy pierwsza edycja lokalnego meetupu. Bez względu czy planujesz cykl spotkań czy ma to być jednorazowa akcja, musisz znać główny kierunek. Taki który w momencie konieczności podejmowania ważnych decyzji pomoże Ci wybrać czy idziemy na przykład w stronę:

  • rozpoznawalności wydarzenia,
  • pełnej sali uczestników
  • wyniku finansowego wydarzenia/cyklu wydarzeń
  • zaproszenia ciekawych gości
  • znalezienia potencjalnych klientów
  • budowania długofalowej współpracy i społeczności
  • prezentacji nowego produktu/usługi
  • sprzedaży garnków czy tam innych pościeli… 🙂

Sami widzicie, że możliwości jest wiele, a to i tak nie wszystkie z nich. Ustalając priorytety na starcie łatwiej Ci będzie zarządzać projektem i podejmować decyzje, które często muszą zapaść w bardzo krótkim czasie. Zrób listę od 1 do 7 Waszego wydarzenia! Gdzie 1 to najważniejszy cel, dla którego organizujesz wydarzenie, a 7 to będzie tak zwany „nice to have”. Pamiętaj, by określić poziom sukcesu, czyli jaki konkretnie zasięg chcesz wygenerować, ile konkretnie osób ma się zjawić na wydarzeniu itp. Wtedy łatwiej Ci będzie określić czy się udało ten cel zrealizować.

Po opracowaniu celów przejdź do potencjalnych uczestników i odpowiedz sobie na pytanie: Do kogo chciałbym trafić i dlaczego na ich miejscu miałbym przyjść na event? Temat persony i motywacji uczestników pewnie poruszymy w innym przypadku, bo jest to szalenie ciekawy temat, szczególnie w kontekście cyklicznych eventów.

Skoro już wiesz jak wyglądają priorytety i do kogo chcesz dotrzeć (i jaką im dać wartość) to możesz przejść do robienia planu wydarzenia. Oczywiście, nie ma dwóch takich samych eventów i check listy gwarantującej sukces, ale jest pewien zakres rzeczy, które uważam, że warto przemyśleć, dlatego…

… jeśli organizujesz wydarzenie…

proszę zadbaj o to, żeby się czymś wyróżnić. Na rynku mamy do wyboru wiele eventów, mniejszych i większych, o różnej tematyce, o różnej porze i różnej cenie biletów. Poświęć trochę czasu, by zorganizować coś wyjątkowego dla swoich potencjalnych uczestników. Zaskocz ich czymś więcej niż prelekcjami, które nawet jeśli są ciekawe nie pozwalają na interakcje i pytania pogłębiające temat. Samą formę na pewno uda się jeszcze dopracować, ale jestem przekonany, że publiczność doceni Twoje intencje – bo przecież robisz to dla nich. Jeśli trafisz w ich potrzeby, to o wiele łatwiej będzie Ci dosłownie na każdym polu, czy to pod kątem komunikacji, tworzenia społeczności, finansowym czy marketingu.

Zanim zacząłem tworzyć #PMP, miałem przyjemność brać udział przy organizacji kilku większych konferencji branżowych, lokalnych meetupów i seminariów. Byłem też jako uczestnik na kilku lepszych i gorszych wydarzeniach. Koncepcja Piwa Między Projektami, jest w pewnym stopniu odpowiedzią na to co mnie wkurzało/dziwiło na takich spotkaniach: nadęta/poważna atmosfera, same prelekcje, krótkie przerwy i mało okazji do poznania innych uczestników wydarzenia. Dlatego naszym wyróżnikiem stały się sesje Round Tables oraz weekendowa atmosfera, która nie przeszkadza merytorycznym rozmowom (sesje round tables polegają na rozmowie w małej grupie na biznesowy temat, który jest wcześniej ogłoszony. Całość facylitowana przez zaproszonego eksperta/praktyka z danego obszaru – forma żywej dyskusji wymiany i doświadczeń) Czy to się udało? sami musicie zobaczyć

Początki są trudne – budowanie nowego produktu

Zapada decyzja o organizacji wydarzenia biznesowego. Pierwsze kroki to przemyślane cele, nazwa, profil potencjalnych uczestników oraz znalezienie unikatowego wyróżnika, to teraz możesz się przygotować, że najtrudniejsze i najfajniejsze przed Tobą. Możesz oczywiście skorzystać z wiedzy osób, które organizowały już eventy, ale z perspektywy uczestnika zawsze będzie to zupełnie nowe wydarzenie. Jest kilka sposobów jak sprawić, żeby o pierwszej edycji było głośno (znany prelegent, intensywny marketing, sprzedaż bezpośrednia), ale wiążą się one z koniecznością posiadania większego budżetu na starcie.

Jeśli takim nie dysponujesz to masz dwa wyjścia:

  • płatne bilety lub sponsorzy, którzy poprawią budżet wydarzenia
  • budowanie społeczności krok po kroku, zaczynając od bezpłatnego eventu

Musisz pamiętać o odpowiednim zarządzaniu ryzykiem oraz mieć z tyłu głowy, że pierwsza edycja jest zawsze pewnego rodzaju eksperymentem. To jest dopiero POC (proof of concept) i dobrze podejść do niego z umiarkowanym apetytem na ryzyko i z ostudzonym optymizmem.

Organizując #PMP od początku zdecydowałem się na budowanie społeczności krok po kroku z dobrym kontaktem z uczestnikami. Dzięki temu mamy regularny i konkretny feedback i możemy wprowadzać usprawnienia z eventu na event.

Przy pierwszej edycji miałem stresa, tym bardziej, że popełniłem duży błąd i nie wprowadziłem zapisów nawet w formie bezpłatnych biletów. Do ostatniej chwili nie wiedzieliśmy ile ludzi się zjawi, a że to był piątek godzina wieczorna, środek wakacji i piękna pogoda to mieliśmy podstawy do obaw.

Na szczęście już na pierwszym meetupie udało nam się zweryfikować nasz wyróżnik czyli sesje Round Tables – uczestnicy chwalili formę facylitowanych rozmów biznesowych w małych grupach. Na koniec wydarzenia pytali o termin następnego spotkania, którego wtedy nie posiadałem, bo przecież tylko sprawdzaliśmy koncepcję. Ten dzień zapoczątkował piękną historię eventów #PMP, na której spotkałem wiele fantastycznych osób, nauczyłem się nowych rzeczy i przede wszystkim miałem/mam z tego ogromną radochę

Dwa powyższe zdjęcia pochodzą z Piwa Między Projektami #1 – 13.07.2018

TIP: organizując pierwszy meetup dobrze wejść we współpracę z innymi organizacjami i nie mówię tutaj o sponsorach, a bardziej NGO czy o innych społecznościach. Wejść w barterową współpracę marketingową, która może też poprawić frekwencję na samym wydarzeniu. W przypadku konferencji z większym budżetem, warto poświęcić trochę więcej czasu i zbudować dobry lejek sprzedażowy – gdzie na samej górze może być rozpoznawalna osoba, która pojawi się na wydarzeniu, niżej może być remarketing krótkich treści do osób, które wejdą na naszą stronę, a na samym dole na przykład grupowe bilety do firm. Takie części spięte ze sobą w odpowiednim momencie potrafią przynieść dobre rezultaty – o tym podzielę się z Tobą innym razem.

Komunikacja marketingowa – klucz do sukcesu

Bez względu na budżet, dobry marketing wydarzenia bardzo ułatwia budowanie społeczności. Nie mówię tutaj o takim opartym na płatnych reklamach, a bardziej trafiającym w potrzeby naszej grupy docelowej. Tworzenie atmosfery wydarzenia to nie tylko sam dzień eventu, ale każda nasza forma marketingu, która coś o nas mówi naszym potencjalnym uczestnikom. Dobrze jeśli jest oparta o wyróżnik wydarzenia, buduje zaangażowanie i daje wartość. Niestety każdy organizator musi odkryć swój sposób na marketing – nie ma listy praktyk gwarantujących sukces – wszystkie musisz przepracować, wyciągnąć wnioski i korzystać z tych z najlepszymi wynikami.

W komunikacji marketingowej #PMP dopiero niedawno zaczęliśmy stosować płatne reklamy, żeby docierać do nowych odbiorców na FB. Na początku działaliśmy bez dużego budżetu i taka promocja wykraczała poza nasze możliwości. Chcemy sprawdzić wiele form komunikacji, na różnych platformach i się ich nauczyć, żeby w późniejszym czasie (na przykład w innych miastach) wybierać najlepsze metody do spodziewanych rezultatów. Bardzo dobrze sprawdza się nam kampania marketingowa prowadzona na Linked In, w której biorą również udział osoby zaproszone do Round Tables. Dzięki temu trafiamy nie tylko do naszych stałych odbiorców, ale regularnie poszerzamy grupę potencjalnych uczestników wydarzenia, o osoby które są w sieci kontaktów zapraszanych ekspertów.

TIP: Jeśli zaczynacie organizować wydarzenie, to będzie pierwsza edycja, ale z założenia ma być cykliczne, to proponowałbym, żebyście wybrali jedno medium społecznościowe i tam zaczęli swoją działania (chyba na start polecał bym FB). Jeśli początek już macie za sobą to wiesz pewnie co przynosi najlepsze efekty w danym momencie przed wydarzeniem. Musisz dokładnie monitorować jak Twoi obserwujący reagują na różne formy komunikacji marketingowej, rozsądnie testować i wypracować sobie taką formę, która będzie osiągała duże zasięgi, angażowała uczestników i pokazywała event zachęcając do przyjścia.

Narzędzia wspierające – ułatwiaj sobie życie

Żyjemy w czasach, gdzie mamy do dyspozycji wiele narzędzi ułatwiających projekty eventowe. Nie mówię tutaj o wsparciu w kontekście koordynacji (tutaj mi podpasywało najbardziej Trello), bardziej pod kątem budowania społeczności i komunikacji z uczestnikami. Warto z nich korzystać, po to są, a według mnie te przynoszą fajne efekty:

  • fanpage – większość komunikacji odbywa się w social mediach. Przypuszczam, że jest niewiele osób, które chodzą na eventy biznesowe, czyli lubią być w stadzie, a nie posiadają konta w social mediach. Dlatego warto posiadać dedykowany profil (tym bardziej jeśli wydarzenie jest cykliczne) i zaprosić do niego całą rodzinę i wszystkich krewnych – na dobry początek powinno wystarczyć… pod warunkiem, że masz dużą rodzinę. Najlepiej sprawdza się FaceBook, ale widzę, że Linked in powoli nadrabia w temacie wydarzeń. Pamiętaj, żeby podczas wydarzenia zrobić dużo zdjęć/filmików – to one się najlepiej klikają po wydarzeniu.
  • strona www – wiele osób myśli, że wystarczy fanpage, ale to właśnie strona internetowa. otwiera przed nam zupełnie nowe możliwości. To może być bardzo prosta wręcz wizytówkowa strona – kilka zdjęć, hasła opowiadające o celu wydarzenia, odbiorcach i wyróżniku. Powinna pojawiać się w ważniejszych akcjach marketingowych i to właśnie tam starajcie się kierować wszystkich potencjalnych uczestników waszego wydarzenia. Dajecie tam możliwość zostawienia swojego maila i budujecie formę bezpośredniego kontaktu z uczestnikami, bo jak Ci zamkną fejsbuka to zostaniesz z ręką w nocniku 🙂
  • baza mailingowa – bądźcie w kontakcie ze swoją społecznością nie tylko w odniesieniu do wydarzeń, budujcie atmosferę również poza samymi eventami. Podtrzymujcie komunikacje z nimi, słuchajcie czego potrzebują osoby zainteresowane Waszymi wydarzeniami i starajcie się realizować te potrzeby podczas wydarzenia. Mądry mailing potrafi być bardziej skuteczny niż działania na fanpage, ale to nie dzieje się od razu. Daj w nim ludziom wartość, a o wiele chętniej przyjdą na wydarzenie.
  • sprzedaż biletów – mamy duży wybór aplikacji, które pomogą nam zebrać fajne informacje o naszych uczestnikach. Nawet jeśli event jest bezpłatny to pobieraj maila, które pomoże Ci pozostać w kontakcie przy następnych wydarzeniach. Pamiętaj też o podstawowych danych wypełnianych przy rejestracji, pozwolą Ci lepiej poznać uczestników. Przy większości wydarzeń #PMP korzystałem z eventbrite, ale miał pewne ograniczenia przy płatnych biletach, dlatego przy ostatniej edycji wybrałem evenea i nie mogę na nic narzekać.
  • streaming/video – transmisja online wiąże się często z dodatkowymi kosztami, ale zbiera bardzo fajne zasięgi na social mediach. Nagranie i zmontowanie video może być niskokosztowe i daje również możliwość do stworzenia krótszych filmów promocyjnych. My ostatnio testujemy rozwiązanie z mikrofonem krawatowym i nagrywaniem głosu na dyktafon/telefon, a wtedy obraz można nagrywać telefonem. To chyba najlepsze połączenie jakość/cena, bo montaż takiego materiału jest bardzo prosty. Idealnie jeśli macie 2/3 kamery go pro i możecie je osadzić w najlepszych miejscach na sali, wtedy taki materiał będzie wyglądał bardzo profesjonalnie, nadal przy niskim koszcie.
  • graphic recording – uczestnicy doceniają formę notatki graficznej, która pomoże im lepiej zapamiętać treści wygłaszane ze sceny. Poza tym jest to fajny materiał do remarketingu i w przystępnej formie pokazuje co zostało powiedziane podczas wydarzenia, a jeśli macie relację video to notatkę wizualną może wykonać ktoś zdalnie. Podczas #PMP współpracujemy z Piotrem Poznańskim i nawet jak odbierzecie to za nachalną sprzedaż to polecam gościa z całego serca. Nasza współpraca też fajnie ewoluowała, od formy A4 do współpracy na wielu frontach i ilustracji tworzonej na większym formacie na żywo podczas eventu.
  • atmosfera – chyba nie ma mocniejszego „narzędzia” niż stworzenie atmosfery, która przyciągnie uczestników na następne wydarzenie. Według mnie to mieszanka kilku składników. Mięsa, czyli wartości merytorycznej, którą można zacząć stosować w pracy. Możliwość poznania ciekawych osób i wejścia z nimi w rozmowę oraz tego magicznego składnika, wyróżnika, jakiejś obietnicy, którą złożyliśmy w marketingu i zrealizowaliśmy na miejscu podczas eventu.

 

Czas ze sceny – pole do wykorzystania lub strzał w kolano

Nie ma nic gorszego, jak nachalna sprzedaż ze sceny podczas wydarzenia. Otwarcie, które nie jest interakcją z uczestnikami, a jest stricte sprzedażowe (promocja spoko, ale ważne są proporcje oraz forma). Efekt może być zupełnie odwrotny od zamierzonego. Jeśli na scenie w ramach umowy o współpracę występują prelegenci partnerów to też dobrze sprawdzić ich wystąpienie wcześniej niż 2 dni przed wydarzeniem, żeby mieć pewność, że skupią się na aspekcie merytorycznym a przy okazji zaprezentują firmę, a nie na odwrót. To samo warto zrobić też czasami z prelegentami, żeby mieć pewność, że będą super przygotowani (różnie z tym bywa), a przecież całą odpowiedzialność za ewentualną wtopę prelegenta na scenie organizatorzy biorą na klatę.

Podczas #PMP o firmie szkoleniowej Indeed mówię zawsze na początku wydarzenia przedstawiając organizatorów. Często wręcz odwracam sytuację mówiąc „wiem, że wszyscy teraz czekacie na ofertę szkoleniową i pragniecie się z nią dogłębnie zapoznać, dlatego muszę Was zmartwić, nie będzie nachalnej sprzedaży ze sceny. Wszystkie informacje szkoleniowe znajdziecie na naszej stronie www.indeed.best/szkolenia , gdybyście mieli dodatkowe pytania to po prostu mnie złapcie przy barze lub na Linked in, a teraz kilka ogłoszeń parafialnych.” i przechodzę do dalszych części eventu. Dla mnie najważniejsze jest, żeby uczestnicy wydarzeń wiedzieli, że zajmujemy się szkoleniami biznesowymi, a na scenie i w sesjach round tables można spotkać członków naszego zespołu poznać ich i z nimi porozmawiać.

TIP: Przedstawienie się ze sceny i opowiedzenie kilku słów o firmie i jej działalności to jednak więcej niż obowiązek organizatora. Wypada się przedstawić, żeby była pełna kulturka – tak mi zawsze mama mówiła. Jeśli zrobicie to w ciekawej formie to nie tylko bardziej zostanie to w pamięci uczestników, ale większa szansa na jakąś dalszą akcję, typu przejrzenie oferty czy wejście na stronę. Może jakaś krótka historia, może jakiś dowcip, tylko uwaga na suchary, na pewno fajnie jest zrobić coś mniej standardowego i wejść w interakcje z publicznością. Przygotujcie się do tego dobrze i na sam koniec pamiętajcie, żeby powiedzcie gdzie Was można znaleźć.

Bonusy dla organizatorów – dużo wartości

Tak jak Ci wspominałem na początku, koordynacja projektu eventu branżowego, to z jednej strony dużo okazji do nauki i zbierania doświadczenia, z drugiej strony fajna forma budowania sieci kontaktów i poznawania nowych osób.

Wydarzenia to jeden z tych projektów, w których w każdej chwili możesz się spodziewać niespodziewanego. Zarządzanie takim eventem uczy nie tylko przewidywania i planowania, ale niestety często sztuki improwizacji. Radzenie sobie z sytuacjami, które nie miały prawa się wydarzyć (kluczowy prelegent wypada w dniu wydarzenia) hartuje charakter i buduje doświadczenie przydatne na co dzień. Jednocześnie daje ogromne pole do kreatywności, indywidualnego podejścia i sprawdzania realizacji nawet najśmielszych pomysłów.

Będąc organizatorem masz możliwość zapraszania i poznawania ciekawych osób. Dodatkowo biorąc aktywny udział w wydarzeniu możesz dać się poznać ze sceny i budować swoją markę osobistą. Takie działania zawsze procentują w momencie, w którym się najmniej tego spodziewasz. Odbyłem wiele bardzo inspirujących rozmów, które zmieniły mój punkt widzenia na niektóre sprawy biznesowe właśnie z osobami, które poznałem przy organizacji Piwa Między Projektami. Jestem ogromnie wdzięczny za te dyskusje bo w wielu przypadkach pomogły mi podjąć ważną decyzję i pewnie zaoszczędzić trochę czasu lub kasy.

Szukajcie dla siebie wartości, testujcie różne style i formy, a na bazie efektów budujcie swoje doświadczenie nie tylko pod kątem organizacji wydarzeń, ale szerzej rozumianej współpracy w zespole. Organizowanie wydarzeń jest jak budowanie produktu, pamiętaj, żeby nie ograniczać się do utartych szlaków i najczęstszych rozwiązań. Dzisiaj publiczność domaga się czegoś więcej. Dowiedz się czego potrzebują uczestnicy Twoich wydarzeń i postaraj się na to zareagować – o to chodzi w eventach biznesowych.

I na koniec…

… jak byłem jeszcze młody i miałem około 18 lat, a rodzice wyjeżdżali gdzieś dalej zostawiając mi wolną chatę przeważnie odbywała się u nas jakaś impreza. Z kluczowymi interesariuszami (sąsiedzi) miałem wszystko dogadane i muszę się przyznać, że lubiłem rolę gospodarza/organizatora spotkania. To mi chyba zostało po prostu do dzisiaj.

Uczestnictwo i organizacja wydarzeń biznesowych to według mnie fantastyczna sprawa. Jeśli ktoś się ma inne zdanie, to jestem w stanie to zrozumieć, ale mam wiele przykładów, gdy podczas eventu porozmawiałem z osobami, których nie poznałbym przy innej okoliczności. Pozwalają zbudować relacje, a przecież biznes to przede wszystkim ludzie.

Dlatego zachęcam Was do organizowania i uczestnictwa w wydarzeniach branżowych i poszukiwania dla siebie prawdziwej wartości. To co mogę Wam zagwarantować to, że poznacie dużo fajnych osób i jeśli dobrze podejdziecie do tematu wiele się od nich nauczycie.

Do zobaczenia na ciekawych eventach 🙂 których w obecnych czasach po prostu brakuje …

SPECJALNE PODZIĘKOWANIA :*

Przez osiem edycji na scenie wydarzeń Piwa Między Projektami, czyli początkowym etapie budowania produktu, występowali tylko trenerzy Indeed. Chciałbym Wam z całego serca podziękować za wkład w przygotowanie ciekawych prelekcji i dowiezienie ogromnej wartości dla uczestników wydarzeń.

DZIĘKI ! bez Was by nie było takiego #PMP

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *