1 czerwca 2020

Komunikuję się perfekcyjnie, to oni nie rozumieją

Komunikowanie się jest jedną z pierwszych umiejętności jakie nabywamy jako ludzie. Na długo przed tym jak nauczymy się chodzić sprawiamy by inni robili to co chcemy.

 

Już w kołysce, dzięki odpowiednim sygnałom dajemy znać najbliższym (zazwyczaj rodzicom i dziadkom) czego potrzebujemy. Jednocześnie działając na nerwy reszcie otoczenia (tj. rodzeństwu i sąsiadom). Oczywiście, często pozostajemy nie zrozumieni w 100%, ale większość rodzicieli rozróżnia płacz mówiący „głodny jestem” czy „nudzi mi się, baw mnie” od tego oznaczającego „wkurza mnie świat z niewyspania” i „zabierz tą cholerną kolkę”.

Większość czołowych uczelni w kraju, oferuje studia podyplomowe z komunikacji w biznesie. Liczbę książek o komunikacji na sklepowych półkach przebija już chyba tylko temat jak być liderem. Mimo tego że zaczynamy kształcić umiejętność komunikacji jako jedną z pierwszych w dorosłym życiu i kontynuujemy jej rozwój niemal przez całe nasze zawodowe życie to nadal według badań większość projektów nie odnosi sukcesu, właśnie przez wzgląd na błędy komunikacji.

Dlaczego wciąż tak kiepsko sobie radzimy w kontekście komunikacji biznesowej?

Na podstawie swojego doświadczenia i pracy z klientami, upatruję przyczyn w kilku elementach, których można uniknąć stosując proste zasady.

  1. Przecież Ci o tym mówiłem.

Mówi się, że w obecnym świecie przyswajamy w ciągu doby tyle informacji co przeciętny człowiek w średniowieczu przez całe swoje życie. Dlatego też musimy przebić się z naszymi komunikatami przez szum informacyjny który nasi współpracownicy otrzymują każdego dnia.

Dlatego powinniśmy zadbać by Nasz komunikat się wyróżnił. Możemy to osiągnąć przekazując go w ramach spotkanie 1-1. Wówczas osoba będzie skupiona niemal wyłącznie na rozmowie z Nami.

Natomiast jeśli nie masz takiej możliwości zadbajmy by odbiorca wiedział która część komunikatu jest dla niego najważniejsza. Wystarczy, że zwrócimy się do niego po imieniu w odpowiednim momencie. Działa to wyśmienicie nie tylko w trakcie spotkań/telekonferencji lecz również w komunikacji pisanej. Zadania/informacje dla konkretnej osoby warto rozpocząć od nowej linii i imienia tej osoby (ja dodatkowo zawsze wyboldowuję i podkreślam to imię).

Warto również uatrakcyjnić nasz przekaz, tak jak robią to specjaliści od marketingu wielkich korporacji. Zwykle już zastosowanie banalnego schematu komunikatu AIDA zwiększy efektywności komunikacji.

  1. Powiedziałem Ci o tym, między rozmową o poziomie wody w odrze, a przepisem na sernik.

Niestety bardzo często spotkałem się z tym, że w zespołach nie było wydzielonego czasu na rozmowę o sprawach ważnych. W efekcie tego managerowie „wrzucali” zadania pracownikom w trakcie gdy Ci mieli głowy zaprzątnięte dyskusją np. o remoncie mieszkania lub spieniali sobie mleko do kawy. Wszystko powinno mieć swój czas i miejsce. Dlatego też osoby pracujące z domu często wydzielają sobie w nim „biuro”, co według badań jest istotne ze względu na higienę pracy. Postuluję więc do Was byśmy pozostawili przestrzenie socjalne w firmie, do socjalizowania się, a przestrzeń do pracy niech nam służy do pracy.

Innym przykładem niedopasowania miejsca do komunikatu jest poruszanie jakiejś sprawy, bo zobaczywszy kogoś (np. na korytarzu) nasz mózg przypomniał nam, że mieliśmy do tej osoby jakąś sprawę. Jednak w większości te osoby również miały myśli zaprzątnięte innymi sprawami. Dlatego  ale by zwiększyć szansę, zapamiętania u naszego rozmówcy, warto, by w ślad za takim komunikatem „przy okazji”, wysłać np. wiadomość e-mail precyzując o co nam chodzi.

Gdzie wobec tego powinniśmy się komunikować? Jeśli chodzi o komunikację ze swoim stałym zespołem współpracowników idealne nadają się do tego daily do komunikacji zbiorowej (znane m.in. z framework’u Scrum) lub gemba walk do komunikacji 1-1 (często stosowane narzędzie Lean w produkcji). Obie te techniki zalecane są do realizacji na początku dnia pracy, gdyż wówczas, łatwiej jest zaplanować dodatkowe działania w ciągu dnia.

 

  1. Ale o co właściwie chodzi?

Niestety bardzo często nie mamy sprecyzowane „po co?” z daną osobą się komunikujemy. Chciałoby się wykrzyczeć za Simonem Sinek’iem „Zacznij od dlaczego?”. Dlaczego wysyłasz raport o postępach w tym projekcie do tej konkretnej osoby? Dlaczego chcesz by znała jego status? Dlaczego potrzebujesz jej pomocy? Dlaczego miałaby Ci pomóc?

Niestety w dobie nieskończonych list adresatów „DW” każdego maila, coraz rzadziej zastanawiamy się jaki jest cel naszego komunikatu. Co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Jak ma się dana informacja przełożyć na naszą pracę.

Dlatego kiedykolwiek zapraszamy ludzi na spotkanie, wysyłamy maila czy wiadomość grupową, zastanówmy się czy każdy z adresatów rzeczywiście przybliży cię do celu. Następnie postaraj się wyrazić możliwie klarownie i przejrzyście „dlaczego” się komunikujesz z tymi osobami. Jeśli tego nie zrobisz, Ty może i będziesz wiedział co chciałeś przekazać, ale Twoi odbiorcy już niekoniecznie.

Dzieje się tak dlatego, że bardzo często doprowadzamy do przeładowania poznawczego o które bada Richarda E. Mayer. Zasypujemy odbiorców komunikatu taką ilością informacji, że ich mózgi zwyczajnie nie są w stanie przetworzyć. Czy rzeczywiście musisz wspominać o całej historii przedsięwzięcia? Czy niezbędne jest zaprezentowanie wszystkich wariantów działań?

Zadbajmy więc by Nasze oczekiwania względem odbiorcy były jasne i klarowne. Idealnie gdy możemy je podsumować jednym zdaniem tzw. call to action.

Co dalej?

Powyższe błędy są najczęstszymi które spotykam w pracy z klientami. Oczywiście jest ich całe spektrum i nie sposób omówić ich wszystkich w ramach jednego krótkiego artykułu. Ważne jednak byśmy pamiętali, że za to jak odbierany jest Nasz przekaz odpowiadamy My, nie odbiorcy. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej zapraszam do kontaktu lub na szkolenie “Narzędziownia PM’a czyli twardo o umiejętnościach miękkich” gdzie również przepracujemy techniki poprawiające komunikację.

Pracujmy nad sobą i rozwijajmy Nasze umiejętności komunikacji!

Autorem tekstu jest Paweł Bochnowski